So arbeitet dein Autopilot

Alles beginnt mit einem einzigen Handgriff: Lege die Datei in deinen Scan-Ordner „00 Scannen" — als PDF, als Foto vom Handy, als Word-Datei (.docx) oder als einfache Textdatei. Den Rest übernimmt der Autopilot: Er liest das Papier, erkennt worum es geht, gibt der Datei einen ordentlichen Namen und legt sie am richtigen Ort ab.

Rechnungen, die per E-Mail kommen? Einfach an dein Rechnungspostfach weiterleiten — sie werden genauso verarbeitet, als hättest du sie in den Ordner gelegt.

Gut zu wissen: Word-Dateien bleiben nach dem Einsortieren normale Word-Dateien — du kannst sie jederzeit weiter bearbeiten. Nur das ganz alte Format „.doc" (vor 2007) kann der Autopilot nicht lesen — einmal in Word öffnen und als „.docx" speichern.

Die große Kachel auf der Startseite zeigt dir sofort, ob Rechnungen überfällig sind: wie viel Geld aussteht, wie viele Rechnungen es sind und wie lange die älteste schon wartet. Ein Klick öffnet die Liste mit Ampelfarben — grün ist frisch, gelb wird langsam fällig, rot ist deutlich drüber. Von dort kannst du Mahnungen vorbereiten.

Die Zahlen kommen automatisch aus deiner Buchhaltung — du musst nichts pflegen.

Stell Fragen in ganz normaler Alltagssprache — der Assistent durchsucht gleichzeitig deine Zahlen, deine abgelegten Dokumente und dein Betriebswissen:

• „Wie viel haben wir dieses Jahr fürs Tanken ausgegeben?"
• „Welche Rechnungen sind überfällig?"
• „Wie gehen wir bei einer Preiserhöhung vor?"
• „Was steht im Vertrag mit …?"

Du kannst nachhaken wie im Gespräch („und die teuersten davon?") — der Assistent merkt sich, worüber ihr gerade sprecht. Und er ist ehrlich: Was er nicht in deinen Unterlagen findet, erfindet er nicht, sondern sagt es offen. Mit 👍/👎 unter jeder Antwort hilfst du ihm, besser zu werden.

Wissen beibringen — am liebsten gesprochen: Nutze „Wissen ergänzen" auf der Seite oder sprich eine kurze Sprachnotiz in Telegram — z. B. „Bei Reklamationen immer erst Fotos machen lassen". Ab dann kennt der Assistent diese Regel und gibt sie auf Nachfrage wieder.

Tippen musst du dafür nicht: Neben den Eingabefeldern — beim Fragen, beim Wissen-Ergänzen und im Schreib-Assistenten — sitzt ein Mikrofon-Knopf 🎤. Einmal drücken, sprechen, noch einmal drücken; der gesprochene Text erscheint im Feld und lässt sich vor dem Absenden noch ändern. Die Aufnahme wird in Europa verarbeitet und nicht gespeichert.

Oben auf jeder Pflege-Seite findest du diese Reiter:

• Zu prüfen — war sich der Autopilot beim Einsortieren unsicher, legt er das Papier hier zur Ansicht vor. Du bestätigst, verschiebst oder löschst mit einem Klick.
• Ordner — deine Ablagestruktur im Überblick.
• Sortierregeln — hier siehst du, was das System aus deinen Korrekturen gelernt hat („Papiere von X immer nach Y"), und kannst Regeln anpassen.
• Kategorien — welche Arten von Papieren es gibt und wohin sie gehören.
• Adressen — dein Adressbuch. Aus gescannten Briefen erkannte Absender erscheinen hier als Vorschlag; der Schreib-Assistent holt sich Empfänger-Anschriften von hier. Tippst du dort einen neuen Empfänger ein, fragt er von selbst, ob er ihn aufnehmen soll. Mit „📱 Vom Handy übernehmen" holst du Kontakte aus deinem Telefon-Adressbuch: am Handy den Kontakt teilen als Visitenkarte (.vcf), die Datei hier auswählen — schon vorhandene Einträge werden automatisch übersprungen.
• Meine Firmen — deine Firma oder Firmen mit ihren Merkmalen (z. B. Kontonummern), damit jeder Beleg der richtigen Firma zugeordnet wird.

Terminzettel, Einladungen oder Bestätigungen legst du in den Ordner „05 Termine" — der Termin steht danach automatisch in deinem Kalender, mit Erinnerung. Die Kachel „Termine" auf der Startseite öffnet den Kalender direkt.

Das geht auch unterwegs: Du siehst einen Aushang, ein Plakat oder ein Anschreiben mit einem Termin — einfach mit dem Handy abfotografieren und in den Ordner legen. Den Rest erledigt der Autopilot, der Termin steht im Kalender.

Nimmt dein Telefon-Assistent Anrufe entgegen, erscheinen die Notizen automatisch in der Kachel „Telefon": wer angerufen hat, worum es ging, wer zurückrufen soll. Erledigte Rückrufe hakst du einfach ab — die Kachel zeigt immer, wie viele noch offen sind.

Der Assistent nimmt aber nicht nur Nachrichten auf: Er beantwortet Fragen zu deinem Betrieb und kann das komplette Terminmanagementübernehmen — Termine vereinbaren, verlegen und absagen.

Und die Sorge, dass Anrufer mit einer Maschine abgespeist werden? Wer persönlich sprechen möchte, wird weitergeleitet — oder seine Nachricht wird aufgenommen und landet als Rückruf bei dir. Niemand hängt in einer Warteschleife fest.

Sag in einem Satz, was du brauchst — „Antwort auf dieses Schreiben", „Geburtstagsgruß an einen Kunden", „Entwurf für eine Preisanpassung" — und du bekommst einen fertigen Entwurf zum Anpassen. Du behältst immer das letzte Wort: Nichts geht ohne dich raus.

Adressen sammeln sich von selbst: Überall, wo eine Anschrift auftaucht — in gescannten Dokumenten, bei Anrufen, oder wenn du einen Empfänger von Hand eintippst — kannst du sie mit einem Klick ins Adressbuch übernehmen. Beim nächsten Brief und bei der nächsten E-Mail findest du sie dort wieder, und auf Wunsch begrüßt der Telefon-Assistent bekannte Anrufer direkt mit Namen.

Der Autopilot besteht aus Bausteinen: Buchhaltung und Dokumente, dazu Schreiben, Adressen, Wissen, Termine und Telefon. Welche du siehst, hängt von deinem Paket ab. Fehlt dir einer, kannst du ihn unter Einstellungen mit einem Klick anfragen — wir schalten ihn nach kurzer Rücksprache frei, meist erst einmal kostenlos zum Testen. Dein Passwort änderst du oben rechts unter „Passwort".